Quante volte capita di perdere un documento, quante altre di dimenticarsi il nome della cartella dove abbiamo archiviato una mail importante e di cui adesso abbiamo urgente bisogno? Quanto è faticoso e dispendioso trovare quella vecchia fattura che dobbiamo controllare oggi?
Sono 4 le principali azioni che ruotano intorno ad una gestione dei documenti:
Un flusso di lavoro strutturato migliora la produttività e le condizioni di lavoro. Organizzare i documenti catalogandoli e indicizzandoli porta alle aziende notevoli risparmi in termini di tempo e di costi. La Gestione Elettronica Documentale consente alle aziende la realizzazione di archivi informatici in sostituzione dei tradizionali archivi cartacei.
Tommaso è un servizio di gestione documentale via web che offre la possibilità di potenziare le funzionalità dei programmi installati localmente. Il software è ospitato da Swisscom e quindi in ambiente sicuro e garantito. I server si trovano esclusivamente in territorio svizzero e sono geo-ridondati in differenti località.
Swisscom garantisce un livello di sicurezza e continuità di altissimo livello e l'accesso avviene tramite nome utente e password.
A seconda delle necessità del cliente i privilegi di accesso per l'utente possono essere personalizzati (sola lettura, lettura e modifica, accesso solo locale ecc.).
L'utente che dispone dei dati di accesso, e degli adeguati privilegi, può consultare e trattare i dati da qualunque luogo abbia una connessione internet.
La piattaforma documentale oltre alla ricerca dei documenti ne consente l'archiviazione e anche la possibilità di sfruttare le funzionalità di processo documentale con notifiche email.
La gestione dei documenti può essere effettuata tramite caricamento manuale o automatico dei files (grazie all'integrazione con Outlook, con scanner e con stampanti virtuali).
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