Wie oft verlieren wir ein Dokument, wie oft vergessen wir den Namen des Ordners, in dem wir eine wichtige E-Mail archiviert haben, die wir jetzt dringend benötigen? Wie mühsam und zeitaufwändig ist es, die alte Rechnung zu finden, die wir heute prüfen müssen?
Es gibt vier Hauptaktionen, die sich um das Dokumentenmanagement drehen:
Ein strukturierter Arbeitsablauf verbessert die Produktivität und die Arbeitsbedingungen. Die Organisation von Dokumenten durch Katalogisierung und Indexierung bringt den Unternehmen erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen. Die elektronische Dokumentenverwaltung ermöglicht es Unternehmen, computergestützte Archive anzulegen, die die traditionellen Papierarchive ersetzen.
Tommaso è ein webbasierter Dokumentenverwaltungsdienst, der die Möglichkeit bietet, die Funktionalität von lokal installierten Programmen zu erweitern. Die Software wird von Swisscom gehostet und befindet sich somit in einer sicheren und garantierten Umgebung. Die Server befinden sich ausschliesslich auf Schweizer Territorium und sind an verschiedenen Standorten geo-redundant.
Swisscom garantiert ein sehr hohes Maß an Sicherheit und Kontinuität und der Zugang erfolgt über Benutzername und Passwort.
Abhängig von den Bedürfnissen des Kunden können die Zugriffsrechte der Benutzer angepasst werden (nur lesen, lesen und bearbeiten, nur lokaler Zugriff, etc.)).
Ein Benutzer mit Zugangsdaten und entsprechenden Berechtigungen kann von jedem Ort mit Internetanschluss Daten einsehen und bearbeiten.
Die Dokumentenplattform ermöglicht nicht nur die Suche nach Dokumenten, sondern auch deren Archivierung und die Möglichkeit, die Funktionen des Dokumentenprozesses mit E-Mail-Benachrichtigungen zu nutzen.
Die Verwaltung von Dokumenten kann durch manuelles oder automatisches Hochladen von Dateien erfolgen (dank der Integration mit Outlook, Scannern und virtuellen Druckern).
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