Cos'è la Gestione Elettronica Documentale?

Quante volte capita di perdere un documento, quante altre di dimenticarsi il nome della cartella dove abbiamo archiviato una mail importante e di cui adesso abbiamo urgente bisogno?
Quanto è faticoso e dispendioso trovare quella vecchia fattura che dobbiamo controllare oggi?

Sono 4 le principali azioni che ruotano intorno ad una gestione dei documenti:

CREARE

il documento viene creato internamente o entra in azienda dall'esterno.

ARCHIVIARE

il documento viene archiviato secondo regole e logiche particolari.

CERCARE

occorrerà trovare il documento per poterlo consultare.

DISTRIBUIRE

potremmo avere necessità di distribuire il documento.

Azioni che prevedono tempo e risorse e quindi un costo che può essere importante. Gran parte di questo tempo è sprecato!

Un flusso di lavoro strutturato migliora la produttività e le condizioni di lavoro. Organizzare i documenti catalogandoli e indicizzandoli porta alle aziende notevoli risparmi in termini di tempo e di costi.
La Gestione Elettronica Documentale consente alle aziende la realizzazione di archivi informatici in sostituzione dei tradizionali archivi cartacei.

Vantaggi della Gestione Elettronica Documentale

  • Riduzione degli spazi dedicati all'archivio fisico
  • Inalterabilità dei documenti (mai più documenti sbiaditi, rovinati o macchiati)
  • Riservatezza (possibilità di definire privilegi di accesso solo ed esclusivamente a determinati documenti tramite password)
  • Aumentata efficienza del lavoro
  • Archiviazione sostitutiva
  • Procedura certificata per far assumere ai documenti digitali valore legale (i documenti cartacei possono essere distrutti o non stampati, con notevole risparmio e miglioramento dell'efficienza organizzativa).

Tommaso, così facile trovare i documenti!

Tommaso è un servizio di gestione documentale via web che offre la possibilità di potenziare le funzionalità dei programmi installati localmente. Il software è ospitato da Swisscom e quindi in ambiente sicuro e garantito. I server si trovano esclusivamente in territorio svizzero e sono geo-ridondati in differenti località.

Swisscom garantisce un livello di sicurezza e continuità di altissimo livello e l'accesso avviene tramite nome utente e password.

  • A seconda delle necessità del cliente i privilegi di accesso per l'utente possono essere personalizzati (sola lettura, lettura e modifica, accesso solo locale ecc.).
  • L'utente che dispone dei dati di accesso, e degli adeguati privilegi, può consultare e trattare i dati da qualunque luogo abbia una connessione internet.
  • La piattaforma documentale oltre alla ricerca dei documenti ne consente l'archiviazione e anche la possibilità di sfruttare le funzionalità di processo documentale con notifiche email.
  • La gestione dei documenti può essere effettuata tramite caricamento manuale o automatico dei files (grazie all'integrazione con Outlook, con scanner e con stampanti virtuali).
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