Combien de fois perdons-nous un document, combien de fois oublions-nous le nom du dossier dans lequel nous avons archivé un courriel important dont nous avons besoin de toute urgence ? Combien de fois est-il fatigant et fastidieux de retrouver cette vieille facture que nous devons vérifier aujourd'hui ?
La gestion des documents s'articule autour de quatre actions principales :
Un flux de travail structuré améliore la productivité et les conditions de travail. L'organisation des documents par le catalogage et l'indexation permet aux entreprises de réaliser des économies considérables en termes de temps et de coûts. La gestion électronique des documents permet aux entreprises de créer des archives informatisées qui remplacent les archives papier traditionnelles.
Tommaso est un service Web de gestion de documents qui offre la possibilité d'améliorer les fonctionnalités des programmes installés localement. Le logiciel est hébergé par Swisscom et donc dans un environnement sécurisé et garanti. Les serveurs sont situés exclusivement en Suisse et sont géo-redondants dans différents endroits.
Swisscom garantit un très haut niveau de sécurité et de continuité. L'accès s'effectue via un nom d'utilisateur et un mot de passe.
Selon les besoins du client, les privilèges d'accès de l'utilisateur peuvent être personnalisés (lecture seule, lecture et modification, accès local uniquement, etc.).
L'utilisateur qui dispose des données d'accès et des privilèges appropriés peut consulter et traiter les données de n'importe où avec une connexion Internet.
La plate-forme de document, en plus de la recherche de document, permet l'archivage et la possibilité d'exploiter les fonctions de traitement de document avec des notifications par courrier électronique.
La gestion des documents peut être effectuée par téléchargement manuel ou automatique de fichiers (grâce à l'intégration à Outlook, aux scanners et aux imprimantes virtuelles).
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