Gestion de Documents Électronique

Qu'est-ce que la gestion électronique de documents?

Combien de fois perdez-vous un document, combien d'autres oubliez-vous le nom du dossier dans lequel vous avez stocké un courrier électronique important et dont nous avons maintenant un besoin urgent?
À quel point est-il difficile et coûteux de trouver cet ancien projet de loi que nous devons vérifier aujourd'hui?

Il y a 4 actions principales autour de la gestion de documents:

CRÉER

le document est créé en interne ou entre dans l'entreprise par l'extérieur.

ARCHIVER

le document est classé selon des règles et des logiques particulières.

RECHERCHER

vous devrez trouver le document pour pouvoir le consulter.

DISTRIBUER

nous aurons peut-être besoin de distribuer le document.

Actions qui fournissent du temps et des ressources et donc un coût qui peut être important. Une grande partie de ce temps est gaspillé!

Un flux de travail structuré améliore la productivité et les conditions de travail. Organiser des documents en les cataloguant et en les indexant permet aux entreprises de gagner beaucoup de temps et d'argent.
Electronic Document Management permet aux entreprises de créer des archives informatiques pour remplacer les archives papier traditionnelles.

Avantages de la gestion électronique de documents

Réduction des espaces dédiés à l'archive physique
Inaltérabilité des documents (plus jamais les documents fanés, endommagés ou tachés)
Confidentialité (possibilité de définir des privilèges d'accès uniquement et exclusivement à certains documents par mot de passe)
Efficacité de travail accrue
stockage de remplacement
La procédure certifiée de création de documents numériques a une valeur juridique (les documents papier peuvent être détruits ou non imprimés, ce qui permet de réaliser des économies considérables et d'améliorer l'efficacité organisationnelle).

Tommaso, si facile de trouver les documents!

Tommaso est un service Web de gestion de documents qui offre la possibilité d'améliorer les fonctionnalités des programmes installés localement. Le logiciel est hébergé par Swisscom et donc dans un environnement sécurisé et garanti. Les serveurs sont situés exclusivement en Suisse et sont géo-redondants dans différents endroits.

Swisscom garantit un très haut niveau de sécurité et de continuité. L'accès s'effectue via un nom d'utilisateur et un mot de passe.

Selon les besoins du client, les privilèges d'accès de l'utilisateur peuvent être personnalisés (lecture seule, lecture et modification, accès local uniquement, etc.).
L'utilisateur qui dispose des données d'accès et des privilèges appropriés peut consulter et traiter les données de n'importe où avec une connexion Internet.
La plate-forme de document, en plus de la recherche de document, permet l'archivage et la possibilité d'exploiter les fonctions de traitement de document avec des notifications par courrier électronique.
La gestion des documents peut être effectuée par téléchargement manuel ou automatique de fichiers (grâce à l'intégration à Outlook, aux scanners et aux imprimantes virtuelles).